仕事の優先順位のつけ方：緊急度と重要度で分ける・所要時間を見積もる・朝に決める

やることが多いと、目の前の急ぎの仕事に追われて、本当に大事な仕事が後回しになりがちです。優先順位は、感覚ではなく、いくつかの基準で整理すると決めやすくなります。ここでは、基本的な考え方と、毎日の進め方を整理します。

まず仕事を書き出す

頭の中だけで考えると、抜けや重複が起きます。今抱えている仕事を、大きさにかかわらずすべて書き出します。

緊急度と重要度で4つに分ける

• 緊急かつ重要:締め切りが迫った重要な仕事、トラブル対応
• 緊急ではないが重要:計画、準備、仕組みづくり、学習
• 緊急だが重要ではない:一部の電話やメール、急な依頼の一部
• 緊急でも重要でもない:後回しにしてよいもの、やめてもよいもの

成果につながりやすいのは「緊急ではないが重要」な仕事です。ここに時間を確保しないと、いつまでも急ぎの仕事に追われることになります。

所要時間を見積もる

• それぞれの仕事に、どのくらい時間がかかるかを書き添えます。
• 見積もりより時間がかかることが多いため、余裕を持たせます。
• 数分で終わる仕事は、まとめて片付けると効率的です。

締め切りから逆算する

締め切りのある仕事は、途中の確認や、ほかの人の作業が入る日程も含めて逆算します。自分だけで完結しない仕事は、早めに着手します。

毎日の進め方

• 1. 朝、今日やることを3つ程度に絞る
• 2. 集中力が必要な仕事を、集中しやすい時間帯に入れる
• 3. メールやチャットの確認時間を決め、何度も中断されないようにする
• 4. 終業前に、明日やることを確認する

迷ったときの判断

• 自分で判断できないときは、上司や依頼者に「どちらを先に進めるべきか」を確認します。
• 新しい依頼を受けたときは、今の仕事の予定への影響を伝えます。

見直しを習慣にする

週に1回、終わった仕事と残っている仕事を振り返ると、見積もりの精度が上がり、優先順位もつけやすくなります。