SaaSの月額費用を見直す3ステップ: 重複・未使用・契約更新の点検表

毎月の支払いが気づかないうちに増えるのがSaaSの特徴です。導入した当時は必要だったツールも、担当者の異動や業務の変化で使われなくなることがあります。この記事では、月額費用を無理なく見直すための3ステップと、そのまま使える点検表を紹介します。

ステップ1: 契約を一覧にする

まず、支払いの明細(クレジットカード、請求書、銀行の引き落とし)から、SaaSに関する支払いをすべて書き出します。次の項目を1行ずつ記録します。

• サービス名と用途
• 月額または年額、課金単位(席数・利用量)
• 契約の更新日と、解約の締め切り
• 契約者と主な利用者

ステップ2: 3つの観点で点検する

利用状況は、管理画面の利用履歴やログイン履歴で確認できることが多くあります。確認できない場合は、利用者に「この1か月で使ったか」を聞き取ります。

ステップ3: 更新日に合わせて実行する

解約や変更は、契約の締め切りに間に合わなければ次の期間の分まで支払うことになります。更新日の1〜2か月前を点検日として、カレンダーに入れておきます。

例(数字は説明用の仮の値です): 月額の合計が10万円の場合、重複の整理と未使用席の削減で全体の1割を減らせたとすると、年間で12万円の差になります。実際の効果は契約内容によって大きく異なります。

解約する前に確認すること

• データを書き出せるか(解約後に取り出せない場合があります)
• 他の人がそのツールに依存していないか
• 解約後の再契約で、価格や条件が変わらないか

よくある質問

Q. 全部を安いツールに替えるべきですか? A. 価格だけで決めると、作業時間が増えて逆にコストが上がることがあります。使う頻度と作業時間も合わせて判断します。す。解約する前に確認すること

• データを書き出せるか(解約後に取り出せない場合があります)
• 他の人がそのツールに依存していないか
• 解約後の再契約で、価格や条件が変わらないか

よくある質問

Q. 全部を安いツールに替えるべきですか? A. 価格だけで決めると、作業時間が増えて逆にコストが上がることがあります。使う頻度と作業時間も合わせて判断します。

Q. どのくらいの頻度で見直すの

例(数字は説明用の仮の値です): 月額の合計が10万円の場合、重複の整理と未使用席の削減で全体の1割を減らせたとすると、年間で12万円の差になります。実際の効果は契約内容によって大きく異なります。

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Q. どのくらいの頻度で見直すのがよいですか? A. 年に1〜2回、更新日に合わせて点検すると、無理なく続けられます。

この点検は、契約の一覧と更新日の管理から始まります。まずは全契約の一覧を作ることを最初の作業にしてください。間の分まで支払うことになります。更新日の1〜2か月前を点検日として、カレンダーに入れておきま